• هیچ محصولی در سبد خرید نیست.

دستورالعمل اجرايي خرید و انبارش

1- هدف:

هدف از تدوین این روش اجرایی، ایجاد روش و ساختاری نظام مند جهت تهیه، کنترل ، سفارش و توزیع اقلام مورد نیاز در آزمایشگاه می­باشد.

2- دامنه كاربرد:

دامنه كاربرد اين روش اجرايي، برای کلیه مواد اولیه آزمایشگاه اعمم از کیتها ومواد مصرفی و در صورت امکان اقلام مصرفی جانبی آزمایشگاه که ارتباط غیر مستقیم با آزمایشگاه دارد(مانند کاغذ A4 وکاور جوابها و  ..) را شامل می شود.

3- مفاهيم:

نقطه سفارش : حداقل موجودی کالا / اقلام که با توجه به آن مسئول انبار اقدام به درخواست کالا / درخواست خرید می نماید.

نرم افزار انبارداری : مکانیزم ورود و خروج ، آخرین موجود کالاهای موجود در انبار ، کالاهای فاسد شدنی ، کالاهای ورودی با تاریخ ، کالاهای خروجی با تاریخ ، کالاهایExp  شده ، نزدیکترین  تاریخ Exp  هر کالا ، نقطه سفارش کالا ، گروه تامین کننده های هر کالا ، انبار بخش ها را مشخص می کند.

Fifo :(First Input First Output) مکانیزم اولین کالای ورودی ، اولین کالای خروجی است.

کاردکس : سندی است نرم افزاری ، جهت ثبت ورورد و خروج کالا و کنترل موجودی اقلام انبار آزمایشگاه .

4- مسئوليت:

مسئولیت انبار داری به عهده مسئولین انبار می باشد.

مسئولیت ارائه درخواست خرید بعهده مسئولین بخش ها می باشد.

مسئولیت ارائه درخواست خرید و تصدیق کالا بعهده مسئول انبار و مسئول فنی (در موارد خاص) می باشد.

مسئولیت نظارت بر حسن انجام روش بعهده مدیریت کیفیت می باشد.

5- مدارک مرتبط:

روش اجرایی کنترل مدارک و وسوابق

روش اجرایی محصول نامنطبق اقدام اصلاحی و پیشگیرانه

6- مراجع :

الزامات آزمایشگاه مرجع سلامت و استاندارد ISO 9001 : 2015

ردیفنام فعالیتورودیشرح فعالیتمسئول انجاممستندات
1  شناسایی تامین کنندگانفهرست تامین کنندگانمسئول ارزیابی تامین کنندگان لیست تمامی تامبن کنندگان(مواد اولیه،کالیبراسیون،خدمات کامپیوتری ، تعمیرات ونگهداری  ،حمل ونقل و…..)را با همکاری دیگر مسئولان واحدها تهیه می کند.مسئول  ارزیابی تامین کنندگان (مسئول کنترل کیفی) و  مسئول انبار 
  2  ارزیابی اولیه تامین کنندگانشناسنامه تامین کنندگانپس از تهیه لیست ،کلیه تامین کنندگان مورد ارزیابی قرارمی گیرند .در ارزیابی تامین کنندگان ستون مربوط به درجه اهمیت با توجه به نوع مورد ارزیابی درنظرگرفته می شود.که برای هر تامین کننده می تواند متفاوت باشد.پس از ارزیابی گرید تامین کننده تعیین میشود: گرید:Aتامین کنده مجاز برای ادامه همکاری(100-80) گرید:B ادامه همکاری با تامین کننده با نظر مسئول آزمايشگاه می باشد.(79-60) گرید:C قطع همکاری با تامین کننده مورد نظر(59-0) سپس نتایج بدست آمده از ارزیابی در فهرست تامین کنندگان ثبت می گردد و به همین ترتیب در ادامه فهرست تامین کنندگان به روزآوری خواهد شد.لازم بذکر است که در صورت دریافت هرگونه خدمات از تامین کنندگان جدید می بایست قبل از آن ارزیابی اولیه انجام پذیرد. در صورتی که تامین کننده گریدC را دریافت کند،ولی باتوجه به خدماتی که ارائه می دهد آزمایشگاه مجبور باشد با آن همکاری نماید در حقیقت شرایط کنترل کیفی سخت گبرانه تر در نظر خواهد گرفت.مسئول  ارزیابی تامین کنندگان 
3ارزیابی عملکردی تامین کنندگانسوابق دریافت خدمات/سوابق دریافت خریدو تصدیق کالاکلیه تامین کنندگان که مورد ارزیابی قرار گرفته اند در مرتبه اول بعد از 6ماه تا یکسال و بعد از آن بصورت سالانه مورد ارزیابی عملکردی قرار می گیرد.تیم ارزیابی(شامل مدیرکیفیت، مسئول انبار، در صورت نیاز مسئول فنی) 
4شناسایی انبارها و محل انبارشفضای فیزیکی انبارهامحل اصلی انبار در طبقه چهارم آزمایشگاه قرار دارد و با توجه به فضای موجود در آزمایشگاه میزان معرف، نحوه دسترسی ، فضاهای انبار مشخص می باشد. این فضاها شامل کلیه یخچال ها جهت انبارش کیت های استوک و مصرفی و آن دسته از مواد معرفی که شرایط نگهداری آن وابسته به دما می باشد، کابینت های موجود در بخش های فنی ، قفسه ها و فضاهای باز در بخش نمونه گیری جهت انبارش مواد مصرفی که نیاز به شرایط نگهداری خاصی ندارد مانند لوله، نیدل و پنبه و…  مسئول انبار، مدیرکیفیت 
5آماده سازی انبارفضای در نظرگرفته شده و زیرساخت لازمانبار پس از شناسایی لیبل گذاری شده و انبار مواد مصرفی قفسه بندی می شوند وچنانچه از یک یخچال برای نگهداری چند نوع کیت که مربوط به چند بخش می باشد، استفاده شود قفسه های موجود در یخچال با لیبل منفک می گردد.مسئول انبار 
6تهیه لیست اقلام و کنترل موجودیفضاهای انبار ، کالاهای انبارشپس از شناسایی و تمیز کردن انبارها، اقلام مورد انبارش بطور مرتب و منظم در محل در نظر گرفته شده چیده میشوند. لازم به ذکر می باشد که در این هنگام علاوه بر شمارش اقلام ، کلیه آنها لیست می شوند.این امر در زمانهای انبارگردانی 1 یا 2 بار در ماه  صورت می گیرد.( با توجه به صلاحدید مسئول انبار انبارگردانی در ماه به دفعات انجام می شود از جمله کنترل تاریخ های Exp کیتها مسئول انبار هر دو هفته یا سه هفته یکبار به علت حساسیت برخی اقلام از جمله کیت ها ، کنترل ها و کالیبراتورها انبارگردانی انجام می دهد.)مسئول انبار 
7تهیه کاردکس نرم افزار انبار داریلیست اقلامبا توجه به لیست اقلام تهیه شده برای هر کدام از اقلام کاردکس کالا درنظر گرفته خواهد شدکه می تواند به صورت نرم افزاری یا کاغذی باشد.(نرم افزار پارسیک پل) در این زمان باتوجه به کاردکس کالا ، واحد شمارش کالا، نقطه سفارش کالا، تاریخ ورود ، تاریخ خروج ، تاریخ انقضاء  مشخص می گردد. پس از تهیه کاردکس کلیه ورود و خروج کالا در آن ثبت می گردد.مسئول انبار 
8برداشت روزانه کالا  و اعمال در کاردکسکالابا توجه به نقطه سفارش مسئول بخش اقدام به برداشت و ثبت کالا در فرم برداشت روزانه کالا می کند. تعیین نقطه سفارش بر اساس میزان مصرفی ، حساسیت کالا ، واحد شمارش که معمولا توسط خود مسئول بخش تعیین می گردد.  سپس مسئول انبار با توجه تجربه خود هر چند روز یکبار اقدامات لازم را جهت بروزرسانی موجودی درون کاردکس نرم افزار و دفتری  اقدام می نماید.  مسئولین بخش ها 
9نحوه سفارش خریدلیست اقلام   کاردکس نرم افزار انبارداری ابتدا لیست کلیه اقلام تهیه شده و بهمراه  شمارش آنها وارد نرم افزار انبار می شود. سپس درون نرم افزار  برای هر کدام از اقلام واحد شمارش و نقطه سفارش تعریف می شود. پرسنل در صورت نیاز کالا ابتدا فرم درخواست داخلی کالا را پر کرده و تحویل مسئول انبار می دهند و ایشان با توجه به درخواست پرسنل فرم درخواست خرید و تصدیق کالا را پر میکتد و با توجه به کاردکس دفتری و نرم افزاری که شامل نقطه سفارشات مصرف ماهیانه و موجودی می باشد در کنار کاردکس نرم افزار انبار داری بررسی و تصحیح شده و در نهایت درخواست داده می شود. در صورت نیاز ارائه درخواست خرید به شرکت های معتبر و صدور درخواست خرید درون سربرگ مخصوص آزمایشگاه و در نهایت پیگیری درخواست خرید انجام میشود. پس از دریافت و کنترل کیفی اقلام دریافتی چیدمان آنها با توجه به نوع کالاو محل های تعریف شده صورت می گیرد . اقلام مطابق با سفارش های دریافتی از بخش ها به پرسنل مربوطه تحویل داده می شود و از آنها تاییدیه دریافت می گردد. پس از تحویل کالا به مسئولین بخش ها درون فرم درخواست داخلی امضاء گرفته می شود. در صورت عدم تایید کالا های ورودی ( جنس های معیوب ) و مغایرت با درخواست داده شده برگشت داده می شود.مسئول انبار 
10تأیید درخواستدرخواست خریددر این مرحله مسئول انبار می بایست با توجه به نیاز  واحد درخواست­کننده و موجود نبودن اقلام مورد درخواست در انبار  و در نظر گرفتن گزارشات نقطه سفارش و مصرف ماهیانه کیت  و در مواردی تایید  مسئول فنی اقدام به تعیین تکلیف در مورد درخواست مذکور نماید. در هر دو مورد اگر درخواست مورد تأیید قرار نگیرد، فعالیت خاتمه یافته تلقی می­گردد.      مدیریت / مسئول فنی آزمایشگاهدرخواست خرید و تصدیق کالا  FR1036
11تهیه در خواست خرید و تصدیق کالادرخواست خریدکنترل موجودی اقلام آزمایشگاه به دو صورت انجام می شود 1. با توجه به اینکه پرسنل بخش بصورت روزانه با میزان مصرف اقلام مواجه می باشند 2. از طرف دیگر مسئول انبار با بروز کردن کاردکس کالا و نقطه سفارش های تعیین شده ، کنترل موجودی اقلام را انجام میدهد.  سفارش خرید در ابتدا توسط پرسنل بخش تهیه و سپس توسط مسئول انبار در کاردکس نرم افزار بررسی و در نهایت سفارش خرید نهایی به تامین کننده صادر می گردد. ( در مورد سربرگ و فرم خود تامین کننده ) چنانچه درخواست خرید توسط پرسنل صادر نگردد ، نرم افزار انبار در هنگام کسر موجودی، با توجه به نقطه سفارش تعیین شده ،آلارم داده ، لذا مسئول انبار اقدام به سفارش خرید می نماید ( با هماهنگی مجدد پرسنل بخش) در ضمن تصدیق کالای دریافتی با میزان سفارش توسط مسئولین بخش با پر کردن ستون مربوطه به تاریخ و تعداد دریافت در فرم درخواست خرید و تصدیق کالا صورت می گیرد.مسئول انبار / مسئولین بخش ها   
12انتخاب تأمین کنندگان جهت خریددرخواست خرید تأیید شدهدر این مرحله مسئول انبار بایستی از بین فهرست تأمین­کنندگان مورد ارزیابی قرار گرفته­اند، تأمین­کنندگان مورد نظر را انتخاب نموده در ارتباط با امکان خرید کالا با آنان تماس حاصل نماید و سپس تعدادی از آنها را که امکان تهیه نمودن کالا از آنان وجود دارد مشخص نمایند. اگر در بین تأمین­کنندگان منتخب، هیچ یک قادر به تأمین کالای مورد نظر نباشند. مطابق با بند 2 همین روش اجرایی اقدام می گردد.مسئول خرید 
13انجام استعلام بهاتأمین کننده انتخاب شده – بودجه تخصیص یافتهدر این قسمت، مسئول انبار باید از آن تعداد تأمین کننده که در بند 12 انتخاب شده­اند، در ارتباط با کالای مورد نظر به تعداد کافی استعلام بها تهیه نماید. لازم به ذکر است جهت انجام استعلام بها می­توان از طریق تلفن نیز اقدام شود. گزارشات مربوط به استعلام بها در مواردی جهت اخذ تأیید نزد مسئول فنی  آزمایشگاه  در غیر اینصورت توسط مسئول انبار تعیین تکلیف می شود.  مسئول خرید 
14انجام  و پیگیری خریدتأمین کنندگان مورد نظرمسئول انبار موظف می باشد با توجه به تاریخ نیاز اعلام شده به تامین کننده و حساسیت کالا ، پیگیری های لازم از ایشان بعمل آورد و نتایج حاصله را در فرم درخواست و تصدیق کالا ثبت نماید. در مواردی که مسئول انبار تشخیص دهد که عدم ارسال به موقع اقلام توسط تامین کننده منجر به اختلال در روند آزمایش خواهد شد ، جهت تامین آن دسته از اقلام از تامین کننده جانشین اقدام می نماید . پس از تأیید استعلام بها یا پیش فاکتور آماده شده عمل خرید کالا توسط مسئول مربوطه از تأمین کننده مورد نظر انجام می­گیرد.مسئول خرید 
15کنترل کیفیت کالای خریداری شدهکالای خریداری شدهکالاهای خریداری شده پس از دریافت باید توسط کارشناس بخش  ومسئول انبار از نظر کمیت وکیفیت طبق طرح کیفیت اقلام ورودی مورد کنترل قرار گیرند. محل انبارش بخش میکروب شناسی یخچال بخش میکروب می باشد که پس از رسیدن مواد مورد نیاز توسط مسئول انبار و کارشناس بخش میکروب کنترل کیفی و زنجیر سرد مواد بررسی شده و در صورت تایید مهر QC Pass درون فاکتور فروش زده می شود.مسئول فنی مسئول انبار 
16تعیین تکلیف در مورد اجناسعدم تأییدچنانچه اقلام خریداری شده پس از کنترل مورد تأیید قرار نگیرند، بایستی اجناس به تأمین­کننده عودت داده شود، در صورتی که این امر مورد پذیرش تأمین­کننده قرار نگیرد، اجناس فوق جزء ضایعات آزمایشگاه محسوب می­گردد. البته لازم بذکر است که سوابق محصول نامنطبق تهیه می گردد. در موارد خاص با مسئول فنی هماهنگی لازم بعمل می آید .مسئول انبار و مسئول کنترل کیفی ومسئول انبار 
17تعیین تکلیف در مورد تأمین کنندگانعدم پذیرش  اقلام از طرف تأمین­کنندهدر این مرحله در ارتباط با تعیین تکلیف در مورد تأمین­کننده مطابق با  ارزیابی تأمین کنندگان اقدام می­گردد. و در مورد امتیازدهی به ایشان، بازگشت به همان دستورالعمل اقدام می­گردد. سوابق بدست امده از تامین کنندگان اعم از مغایرت کمی ، تاخیر زمانی ، وضعیت کیفیت خدمات و…در فرم خرید ، تصدیق کالا ثبت شده و اثرات آن در ارزیابی عملکردی تامین کنندگان تاثیر خواهد داشت.مدیر کیفیت مسئول کنترل کیفی 
18لیبل گذاری وشناسایی اقلام خریداری شده و کنترل تاریخ کیتهاکالای خریداری شدهکالای خریداری شده به درخواست دهنده تحویل داده شده  و کالا پس از اینکه تاریخ دریافت بر روی آن درج شده و تاریخ انقضا آن با ماژیک هایلایت شده در محل در نظر گرفته شده قرار داده می شود. لازم بذکر است در هنگام خروج کالا و اقلامی که تاریخ انقضای آن بروزتر می باشد و تاریخ خرید آن قدیمی تر می باشد در ردیف اول قفسه ها  و یخچالها  قرار گرفته تا در اولویت مصرف باشد.(Fifo) کدگذاری کیتها بر اساس دستگاه ، بخش ( برند) می باشد که درون سیستم قابل شناسایی می باشند . بطور مثال کیت Inhibin A الایزا Anshlabs  و اقلام مصرفی بر اساس نوع جنس و شرکت مربوطه می باشد. مثل لوله گامای شرکت کاریز مهرمسئول خرید و انبار   
19بروز آوری کاردکس نرم افزارکالای تحویل گرفته شدهمسئول انبار موظف است پس از دریافت کالا موجودی آن را در کاردکس نرم افزار وارد کند.  مسئول انبار 

0 پاسخ به "دستورالعمل اجرايي خرید و انبارش"

ارسال یک پیغام

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

درباره

گروه فن آور دی مِیک با سابقه ده ساله در حوزه مدیریت و فن آوری اطلاعات از سال 1397 با تشکیل مجموعه شرکت های دانش بنیان مستقر در پارک علم و فن آوری، فعالیت خود را آغاز کرد. ما بر آنیم تا با ارائه خدمات ویژه به جامعه پزشکی و آزمایشگاهی کشور و بهره گیری از افراد متخصص و خلاق در زمینه های مختلف، خدمات جامع و کاملی را با بهترین کیفیت و بهترین قیمت به مشتریان خود ارئه کنیم .

آکادمی

 

تماس

  • تلفن: (021) 91312424
  • واحد فروش: 09021110087
مرکز انفورماتیک گروه فن آور دی مِیک 2020
X