1- هدف:
ارائه دستورالعمل روش اجرایی آموزش و اجراي فرآيندي جهت ارتقاء سطح علمي، آگاهي، مهارت، رفتار و عملكرد كاركنان و به روز نمودن اطلاعات آنها به منظور ارائه خدمات بهتر
2- دامنه عملکرد:
اين روش اجرايي جهت كاربرد در بخش آموزش مي باشد.طبق آيين نامه اداره كل آزمايشگاه مرجع سلامت،مسئوليت فرآيند آموزش ، به عهده مسئول فني آزمايشگاه مي باشد، با این حال او می تواند فردی را به عنوان مسئول آموزش منصوب نموده و به وی تفویض اختیار نماید.
3-تعاريف :
آموزش: ( Training ) عبارت است از فرآیندی برای اجرا و توسعه دانش، مهارت و رفتار در جهت رفع نیازهای موجود.
صلاحيت: عبارت است از بکارگیری دانش، مهارت و رفتار در عملکرد و به صورت مجموعه عبارات ذيل در خصوص يك فرد بيان ميشود:
– تحصيلات
– آموزش
– مهارت
– تجربه
4- شرح :
فرآیند آموزش در چهار مرحله ذیل انجام می گیرد:
الف- نیازسنجی آموزشی
ب- برنامه ریزی آموزشی
ج- اجرای برنامه های آموزشی
د- ارزیابی اثربخشی برنامه های اجراشده
نیازهای آموزشی کارکنان با توجه به برنامه و تقويم آموزشي سالیانه، بر اساس نيازهاي آموزشي بيان شده توسط مسئولين بخش هاي مختلف، مسئول ایمنی و بهداشت، سوپروایزر، مسئول فنی، بخشنامه هاي مقطعي و موارد آموزشی ناشی از کنترلها و بازرسیها و ممیزیها تعيين ميگردد. ضمناً ارزيابيهاي اوليه استخدام و نيز ارزيابيهاي دورهاي كه توسط مسئول فني آزمايشگاه انجام ميشود، همینطور تغییر در روش های کاری، تغییرات و جابجایی در بخش های مختلف آزمایشگاه، تغییر شرح وظایف و نیز تغییر و یا خرید تجهیزات ممكن است نيازهاي آموزشي را سبب شود.
اين نيازسنجي به طور قطعی در هر سال انجام ميشود، ولی در موارد دیگر نیز می تواند به طور سریع برنامه ریزی و اجرایی گردد. سپس مسئول آموزش با در نظر گرفتن نيازها و نظارت و تاييد مديریت ارشد آزمایشگاه تقويم آموزشي سال آينده را حداكثر تا پايان اسفند ماه آماده نموده و اجرای آموزش را برنامه ریزی می نماید.
در مرحله اجرا يك سري از اين برنامه ها به صورت انتشار جزوات مورد تایید مسئول فنی و خودآموزی، یک سری توسط پرسنل با صلاحيت آزمایشگاه، يك سري توسط مسئولین فنی و يك سري با همكاري شرکتهای خارج از آزمایشگاه نظیر انجمنهاي علمي، شرکتهای خصوصی، آموزشگاهها، و نیز شركت در كنگرهها، سمينارها و غیره انجام ميگيرد.
با توجه به تقويم و برنامه ریزی آموزشی از پرسنل بخشهای مربوطه جهت شركت در كلاسها و دوره ها اطلاع رساني شده و دعوت به عمل مي آيد.
در هرصورت پس از شركت افراد در هر دوره اي، مسئول فني كه در آزمايشگاه مسئول آموزش نيز ميباشد،به دو طريق اثربخشي و مفيد بودن آموزش ديده شده توسط كاركنان را ارزيابي مينمايد:
- از طريق ارزيابي سريع و به صورت نظرخواهی از شرکت کنندگان در برنامه آموزشی و همچنین نظرخواهی از مربیان ارائه دهنده آموزش و یا از طریق چند سوال و جواب تئوري و عملي در خصوص محتويات دوره برگزار شده
- از طريق بررسي عملكرد كاركنان مورد نظر در حين كار، قراردادن نمونه مجهول ( کنترل کیفی ) در کار روزانه و نیز طرق دیگر به این منظور که شركت در دوره مذكور تا چه حد در افزايش كارايي آنها تاثير داشته است.
اگر دوره توسط خود آزمایشگاه برگزار گردد گواهي نامه توسط بخش آموزش، مسئول فنی و یا شخص آموزش دهنده، در پرونده افراد درج می گردد اين گواهي ممكن است به صورت يك صورتجلسه و يا با هر ساختار ديگري باشد. تنها ارزيابي و نيز تكميل سوابق اينكه هر فرد چه دورههايي را ديده است و چه ميزان تسلط وي بر مسائل مورد نظر افزايش يافته هدف اين فرآيند ميباشد.
بعد از صدور گواهي به هر صورت، اصل گواهي به پرسنل تحويل داده شده و يك نسخه كپي آن در پرونده پرسنلی فرد نگهداري ميشود و در سوابق آموزشي فرد، گذراندن دوره توسط او، ثبت ميگردد. دورهه اي نيازسنجي شده كه در يك سال اجرا نشده به سال بعد ارجاع ميشود. اولويت بندي برگزاري در مورد دوره هاي آموزشي درنيازسنجي توسط مسئول فنی مشخص ميگردد.
– دستورالعملهاي استاندارد مديريت كيفيت در آزمايشگاههاي تشخيص پزشكي، اداره كل آزمايشگاه مرجع سلامت
– الزام بند 2-6 استاندارد ISO 9001:2015 مربوط به مديريت منابع
1-هدف:
دستورالعمل روش اجرایی انبارش، خريد و تدارکات و اجراي فرآيندي جهت خريد و سفارشات ملزومات مصرفي و غير مصرفي مورد نياز جهت انجام مناسب عملكرد فرآيندها
2-دامنه عملکرد:
بخش خريد و سفارشات
3-تعاريف :
تجهيزات : (Equipment) عبارت است از مجموعه عبارات ذيل كه در بند 3-5 استاندارد ISO 15189:2007 بيان شده است:
For the purpose of this International Standard, instruments, reference materials, consumables, reagents and analytical .systems are included as laboratory equipment, as applicable
– وسايل و ابزار و تجهيزات
– مواد و ملزومات مرجع
– ملزومات و مواد مصرفي
– محلولها و ريجنتهاي آزمايشگاهي
– سيستمهاي تحليلي، نرم افزارها، سيستمهاي اتوماسيون و ساير تجهيزات
4- شرح :
- خريد مواد مصرفي ، كيت ها و ملزومات روتين و مورد نياز در تمامي فرآيندها :
مسئول انبار موظف است طبق درخواست كاركنان فرم درخواست كالا و خدمات را هر پنج روز يك مرتبه از بورد برداشته و نسبت به نصب فرم جديد اقدام نمايد.
سپس نسبت به برداشت ملزومات اشاره شده فوق از انبار اقدام نموده و كسورات را در كارت انبار درج نمايد. از آنجايي كه براي آزمايشگاه اين موضوع اهميت دارد كه كالايي كه تاريخ مصرف كوتاه تري دارد سريع تر استفاده شود، لذا خارج نمودن كالا از انبار بر حسب تاريخ انقضاء ميباشد. از اين رو چرخه انبار FEFO ميباشد. First Expiry date – First Out
مسئول انبار موظف است چنانچه تعداد هر يك از اقلام موجود به نقطه سفارش ذكر شده و مورد تاييد رسيد فرم درخواست كالا و خدمات را تكميل نمايد و با توجه به ارزيابيهاي انجام شده قبلي، نسبت به سفارش ملزومات از تامين كنندگان مجاز اقدام نمايد.
در انبار یخچالی و یا غیر یخچالی تمامی ملزومات به طور منظم چیده شده و دما تحت کنترل می باشد. مواد آتش زا و خطرناک نظیر الکل ها، اسیدها و غیره در طبقه همکف قراردارند و اصول ایمنی کاملاً در نظر گرفته شده است.
پس از سفارش كالا و دريافت آن مسئول انبار موظف است نسبت به بررسي كالاي خريداري شده و تصديق / عدم تصديق آن اقدام نمايد و در فرم درخواست كالا و خدمات قسمت مربوط به اين عملكرد را تكميل نمايد. معیارهای تصدیق در این مرحله با جزئیات کامل در پایین فرم درخواست کالا و خدمات آمده است.
به هنگام مصرف اقلام تحویل شده از انبار، چنانچه کالایی در کنترل کیفی قبل از انجام آزمایشات، مناسب نبود ( از هر نظر ) به صورت یک عدم انطباق گزارش می گردد و در سیکل نامنطبق پیگیری می شود.
- خريد تجهيزات ، دستگاهها و سيستمهاي نرم افزاري
مديريت ارشد بايد ضمن مطالعه و بررسي نياز مشتريان نوع تجهيزات، دستگاهها و سيستمهاي نرم افزاري را شناسايي نمايد و پس از اين مرحله نسبت به جمع آوري اطلاعات مربوط به تامين كننده / تامين كنندگان آن اقدام نمايد.
پس از اين مرحله بايد شاخصهاي ارزيابي توسط مديريت ارشد در فرم ارزيابي تامين كنندگان لحاظ شده و نسبت به امتياز دهي تامين كنندگان اقدام نمايد. پس از اين ارزيابي مراحل اوليه، نظير صدور پيش فاكتور، بررسي دستگاه يا سيستم مورد نظر نزد خريداران قبلي و ساير ملاحظات بايد انجام شده و سوابق آن حفظ و نگهداري شود.
پس از بررسي و تحليل نهايي ملاحظات فوق نسبت به خريد اقدام گردد و در نهايت پس از نصب و آموزش بررسي صحت عملكرد منابع خريداري شده با شاخصهاي معين مورد ارزيابي قرار گرفته و در نهايت تسويه حساب مالي و ساير موارد اجراي قرارداد طرفين عمل گردد.
5-مراجع :
– دستورالعملهاي استاندارد مديريت كيفيت در آزمايشگاههاي تشخيص پزشكي ، اداره كل آزمايشگاه مرجع سلامت
– الزام 1-4-7 استاندارد ISO 9001:2008 مربوط به مديريت منابع
– الزام 3-5 استاندارد ISO 15189:2007 مربوط به مديريت تجهيزات