- هدف:
تحلیل و آنالیز وضعیت موجود سازمان و روش های تدوین اهداف و استراتژی سازمان جهت تدوین اهداف و استراتژی کارکنان شرکت به منظور همسوسازی کلیه کارکنان با آن.
- دامنه كاربرد:
دامنه كاربرد اين روش اجرايي شامل كليه واحدهايي كه عملكرد آنها در محدوده سيستم مديريت كيفيت می باشد
- مفاهيم:
آموزش SWOT:در لغت به معنی قوت‌ها، ضعف‌ها، فرصتها و تهدیدات است و در اصطلاح فرایند شناسایی بررسی و ارزیابی متغیر‌های موثر و بالقوه داخلی
و محیطی را تجزیه و تحلیل SWOT گویند. واژه SWOT برگرفته از این لغات می‌باشد.
Strength: S به معنی قدرت
عبارت است ازمنابع و توانایی هایی که سازمان اختیار دارد و می تواند از آنها به منظور ایجاد یک مزیت رقابتی استفاده کند.
Weakness: W به معنی ضعف
نوع محددیت یا کمبود در منابع، مهارتها و امکانات و توانایی‌هایی است که بطور محسوس مانع عملکرد اثر بخش سازمان بشود.
O: opportunity به معنی فرصت
شناسایی و بررسی دقیق محیط خارجی می تواند فرصتهای جدیدی را برای مدیران سازمان نمایان سازد و همین فرصتها می توانند آغازگر
مسیر جدیدی برای توسعه و رشد باشند.
Threat: T به معنی تهدید
یک تهدید موفقیت نامطلوبی در محیط خارجی سازمان است.
محیط داخلی :Internal environment
در درون سازمان وجود دارند و دو عامل نقطه قوت و ضعف اجزای آن می باشد.
معمولا در حیطه کنترل مستمر و بلند مدت مدیران ارشد می باشند.
شامل مالکان اصلی سازمان، هیئت مدیره سازمان، پرسنل، محیط فیزیکی و فرهنگ سازمان می باشد.
مالک شامل طالبان حقیقی سازمان است. هئیت مدیره بوسیلۀ سهامداران برای نظارت بر کار مدیران ارشد انتخاب می شوند. پرسنل و
واحد کار قسمت مهم دیگر محیط داخلی است. محیط فیزیکی قسمت دیگر محیط داخلی می باشند که برحسب نوع سازمان خیلی متنوع
هستند.
محیط خارجی : External environment
خارج از سازمان وجود دارند و اجزای آن دو عامل فرصتها و تهدیدات بیرونی است و از حیطه کنترل پیوسته مدیریت ارشد سازمان خارج
می باشند.
هنر و علم تدوین، اجرا و ارزیابی تصمیمات متنوع و پیچیده ای که سازمان را قادر می سازد به اهداف بلند مدت خود دست یافته و بقاء
خود را با محیط دایما تغییر دهد و روشهای تدوین استراتژی سازمان را بین میکند.
مدیریت استراتژیک از چهار مرحله اصلی تشکیل می‌شود. که شامل تشخیص، تصمیم، تغییر و تحلیل است.
استراتژی :
اقدامات مربوط به هماهنگ سازی بين منابع داخلی و قابليت های سازمان با فرصت ها و تهديدهای محيط بيرونی و تدوین اهداف و استراتژی است.
تجزيه و تحليل روابط بين سازمان و محيط آن ، تعيين مسير و اهداف سازمان با تثبيت فعاليتهايی که اين اهداف را تحقق خواهند بخشيد و تنظيم دوباره سازمان با تخصيص منابع موردنياز
ارزشيابي (Evaluation)
سنجش ميزان تحقق اهداف (اختصاصي)
پايش (Monitoring)
انطباق فعّاليّتهاي درحال اجرا با استانداردهاي برنامه
پايش داراي دو جنبه ميباشد
پايش كمّي: بهترين ابزار آن جدول گانت ميباشد
پايش كيفي: مقوله بسيار مهمي ميباشد كه خود مجال ديگري ميطلبد
- مسئوليتها و اختيارات :
مسئولیت ارائه اولیه پارامترهای ذکر شده بعهده سوپروایزر، نماینده مدیریت در کیفیت ومسئول فنی و در صورت نیاز کارشناسان
ارشد آزمایشگاه می باشد.
مسئولیت جمع بندی اولیه بعهده سوپروایزر، نماینده مدیریت در کیفیت ومسئول فنی می باشد.
مسئولیت جمع بندی نهایی، بعهده نماینده مدیریت در کیفیت ومسئول فنی می باشد.
مسئولیت نظارت بر اجرای آن بعهده نماینده مدیریت کیفیت می باشد.
- مستندات و مراجع مربوطه :
روش اجرايي عدم انطباق و اقدام اصلاحي و پیشگیرانه
روش اجرایی کنترل مدارک و سوابق
- نحوه اجرا :
نکته : در این روش اجرایی منظور از روشهای تدوین استراتژی سازمان فقط تحلیل محیط و استفاده از تکنیک SWOT برای
شناسایی اهداف کلان و خرد می باشد. در واقع کلیه فرایند تدوین استراتژی اجرا نمی شود.
در تدوین اهداف و استراتژی می بایست موارد زیر در نظر گرفته شود:
- عملی بودن
- قابل توجيه و دفاع بودن
- واقعی بودن
- اصيل بودن
- تهيه مشارکتی
- تشکیل جلسات و تجزيه و تحليل کلی وضع موجود :
اعضای این جسه مسئول فنی آزمایشگاه، سوپروایزر آزمایشگاه، مدیریت کیفت یا نماینده مدیریت در کیفیت و در صورت
صلاحدید مشاور آزمایشگاه می باشد. چنانچه در فرایند توسعه آزمایشگاه افداد واجد صلاحیتی به پرسنل اضافه شدند یا یکی از
کارکنان آزمایشگاه صلاحیت خود را به اثبات رسانیده باشد با صلاحدید مسئول فنی آزمایگاه به تیم آنالیز اضافه می شود.
تعداد و زمان برگزاری این جلسات به حجم اطلاعات جمع اوری شده بستگی دارد.
کلیه مطالب جمع آوری شده حتی در قالب چرک نویس می بایست تا زمان تدوین اهداف نگهداری شود.
- شناخت فرصتها و تهديدهاي محيطي ( از قانون PEST و 5F پورتر استفاده شده است)
- عوامل سياسي(Political)
- عوامل اقتصادي(Economic)
- عوامل اجتماعي(Social)
- فنآوري (Technological)
- مشتريان ( شامل کلیه بیماران، پزشکان، آزمایشگاه های همکار، اشخاص حقوقی و..)
- تازهواردها ( مراکز آزمایشگاهی که به تازه گی وارد بازار کار شدند)
- تدارككنندگان ( کلیه تامین کنندگان کیت ها، دستگاه ها و..)
- كالا يا خدمت جانشين ( مردم به جز آزمایشگاه ها از کجا و چه خدماتی می توانند دریافت کنند)
- رقبا ( آزمایشگاه های خصوصی و دولتی فعال)
- تجزيه و تحليل فرصتها و تهديدهاي محيطي و نقاط قوّت و ضعف دروني
- منابع مالي
- نيروي انساني
- مدیریت بازار فعلی
- عمليات و فرایند ارائه خدمات
- تحقيق و توسعه (محصول و بازار)
- مديريت ( اعمم از منابع انسانی و غیر انسانی)
- تکنولوژی
- مدیریت ارتباط با کلیه ذینفعان
- برند واعتبار
- پایش و اندازه گیری اهداف سال های گذشته
آنالیز SWOT:
کلیه مطالب جمع اوری شده در جدول شناسایی آنالیز SWOT می بایست دو به دو مورد ارزیابی قرار گرفته و نتایج آن در فرم ماتریس S.W.O.T ( FR1094 ) ثبت می گردد.
SO: استفاده از نقاط مثب آزمایشگاه جهت بهره مندی از فرصت های موجود محیطی
ST: استفاده از نقاط مثب آزمایشگاه جهت به حداقل رساندن / کم اثر کردن / از بین بردن اثر تهدید های موجود محیطی
WO: استفاده از فرصت های موجود جهت کم رنگ کردن ضعف های آزمایشگاه
WT: توجه به ضعف های آزمایشگاه در کنار تهدیدهای محیط به منظور آسب پذیری حداقل
قواعد حاکم بر ماتریس تحلیلی SWOT:
چگونه می‌توان با بهره‌گیری از نقاط قوت حداکثر بهره‌برداری را از فرصتها انجام داد SO
چگونه با استفاده از نقاط قوت می‌توان اثر تهدیدات را حذف کرد یا کاهش داد ST
چگونه باید با بهره‌گیری از فرصتها نقاط ضعف را تبدیل به نقطه قوت کرد یا از شدت نقاط ضعف کاست WO
چگونه باید با کاهش دادن نقاط ضعف تاثیر تهدیدات را کاهش داد یا تاثیرشان را حذف نمود. WT
به طور خلاصه می‌توان گفت هدف از تحلیل و بررسی فرصتها و تهدیدات محیط خارجی ارزیابی این مسئله است که یک
سازمان می‌تواند فرصتها را به دست آورد و از تهدیدات اجتناب کند. بویژه زمانی که با یک محیط خارجی غیر قابل کنترل در
زمان کنونی روبرو است.
- بررسی و تصمیم گیری نهایی جملات، یکپارچه سازی به منظور تدوین اهداف کلان
در این مرحله سعی می شود تا آنجائیکه تناقض و تمایزی در تصمیم گیری ها صورت نگیرد، یکپارچگی تصمیمات صورت گیرد.
- تعيين اهداف بلندمدت:
بعد از تهیه ماتریس SWOT اهداف کلانی که بتواند کل تصیمات را پوشش دهد شناسایی و در لیست اهداف
ثبت می گردد.
مدیریت استراتژیک در آزمایشگاه
نکته : ارتباط اهداف تدوین شده با خط مشی آزمایشگاه نادیده گرفته نشود.
نکته : از مطالب ثبت شده در ماتریس می توانید بعنوان اهداف خرد و یا راه های دستیابی به سایر اهداف در نظر بگیرید.
و اینکه توجه داشته باشیم اهداف تدوین شده باید :
- مختص آزمایشگاه باشد (SpecifIc)
- قابل اندازهگيري باشند Measurable)) یعنی كمّي كردن اهداف (شامل فعل كمّي،استاندارد و ضابطه)
- دستيافتني باشند Attainable))
- مرتبط با هدف كلي باشند Relevant))
- داراي زمان مشخص باشند Time-bounded))
- منظور كردن قيد زماني
- تعيين اهداف با مشاركت كاركنان : کارکنان به منظور همکاری در اجرای اهداف باید در جریان اهداف قرار گیرند.
- درنظر داشتن مقصد و چشمانداز نهايي (مقوله سلامت)
- اولويّتبندي اهداف
- توجه با ايننكته كه اهداف نتايج يكديگر را خنثي نكنند
- تدوین اهداف بلندمدت به اهداف خرد:
اهداف کلان آزمایشگاه که معمولا از نظر تعدادی زیاد هم نمی باشد، در لیست اهداف آزمایشگاه ثبت می شود.
سپس به اهداف خرد تر ( زیر یکسال، یک تا پنج سال و بالای پنج سال تقسیم می شود)
- تدوین برنامه دستیابی به اهداف شناسایی شده
- هدف از برنامه ريزي تبديل اهداف به فعّاليّتها ميباشد
- انواع فعّاليّت:
- فعّاليّتهاي جاري: به فعّاليّتهاي جاري و تكراري سازمان اطلاق ميشود كه براساس سياستها، دستورالعملها، مقررات و آئيننامه ها صورت ميگيرد(مانند ارائه انواع خدمات بهداشتي، تدارك وسايل و داروها، نظارت بر واحدهاي تابعه )
- فعّاليّتهاي مداخلهاي: براساس مشكلات خاصّ منطقه و اهداف غير تكراري، انجام ميگيرد
- برنامه عملياتي ميبايستي شامل هر دو نوع فعّاليّت باشد
- فعّاليّتهاي جاري در بخش جدول تفصيلي به فعّاليّتهاي مداخله اي اضافه ميشوند
- فعّاليّتها را نيز ميتوان، عوامل مؤثر بر استراتژيها، درنظر گرفت
با توجه به خصوصیات اهداف و برنامه فرم برنامه دستیابی به تدوین اهداف و استراتژی FR1135 رو تکمیل می کنیم . موارد وضع
موجود، وضع مطلوب، زمان شروع و زمان پایان از مهم ترین عوامل تدوین برنامه دستیابی به اهداف می باشد.
- ارزيابی دوره ای اهداف تدوین شده :
ارزیابی برنامه دستیابی به اهداف جهت شناسایی نقاط ضعف و قوت برنامه و همچنین از دست ندادن فرصت برای
تغییر احتمالی در دو زمان : 1- مطابق با برنامه زمانبدی تدوین شده 2- مطابق با شناسنامه فرایند صورت می گیرد.
چنانچه نیاز به هرگونه تغییری داشته باشد مورد بازنگری و ویرایش قرار می گیرد.
- پايش و ارزشيابي براساس مدل زنجيرهاي
مطابق با فرایند پایش و اندازه گیری ثبت سوابق صورت می گیرد.
- تغییر احتمالی در روند تدوین برنامه ریزی